De belangrijkste voor- en nadelen van een ERP-systeem

Wat is een ERP-systeem?

In een ERP-systeem verzamel je data die je vervolgens grootschalig distribueert. Het integreert technologieën, processen én mensen binnen iedere onderneming. Je beheert gemakkelijk alle dagelijkse bedrijfsactiviteiten, zoals boekhouding, inkoop, projectmanagement en risicobeheer.

De meeste ERP-software is opgebouwd uit standaardmodules, die je zo kunt samenstellen dat het programma aansluit op de behoeften van jouw bedrijf.

Je beheert gemakkelijk alle dagelijkse bedrijfsactiviteiten, zoals boekhouding, inkoop, projectmanagement en risicobeheer.

 

Voordelen van een ERP-systeem

We beginnen positief. ERP-systemen kennen vele voordelen. De belangrijkste zijn:

 

1. Alles is onder één knop beschikbaar

Bij een ERP-systeem gebruik je meerdere toepassingen met ieder een eigen taak binnen het geheel. Bijvoorbeeld een taak die te maken heeft met goederenadministratie, klantinformatie of financiën. Het ERP-systeem regelt dat al deze informatie uit de diverse bedrijfsonderdelen samen komen in één database. Zo is alles onder één knop beschikbaar. Je hoeft dus niet voor elk onderdeel een aparte applicatie met eigen software te nemen. Dit is ook erg duur en omslachtig. Bovendien moet je veel werk laten doen om de onderdelen met elkaar te laten communiceren. In veel gevallen is dit niet eens echt efficiënt. Ook fout-gevoelige en chaotische spreadsheets zijn voorgoed verledentijd.

Met een ERP-systeem hebben je medewerkers op elk moment een compleet overzicht van de stand van zaken. Iedereen kan dezelfde data gebruiken. Dit zorgt voor orde en zekerheid over de correctheid, volledigheid en actualiteit van alle gegevens. Doordat alles op één plek is samengebracht ontdek je eerder verbanden tussen de verschillende gegevens. Dit resulteert in waardevolle inzichten (zie volgende punt).

 

2. Je krijgt meer inzicht

Omdat al jouw financiële, administratieve, logistieke en commerciële gegevens in één systeem zijn opgenomen, krijg je inzicht in alle bedrijfsinformatie die nuttig is voor de groei van jouw organisatie. Alles is aan elkaar gekoppeld. Denk aan uitstaande orders, capaciteit, productie, inkoop en nog veel meer.

Je analyseert gemakkelijk de bedrijfsprocessen. Rapporten worden in real-time data weergegeven, waardoor iedereen altijd toegang heeft tot de meest recente informatie. Op deze manier vind je snel mogelijke knelpunten en kansen voor procesoptimalisatie.

Je analyseert gemakkelijk de bedrijfsprocessen.

Je zult zien dat je ook beter afspraken nakomt en op tijd levert. Dit is goed voor de klanttevredenheid en daarmee voor jouw concurrentiepositie binnen de markt.

 

3. Je werkt effectiever, efficiënter, sneller én flexibeler

Met een ERP-systeem beheer je bedrijfsprocessen beter. Daardoor worden doorlooptijden van orders korter, voorraadkosten verlagen, klantgerichtheid stijgt en de servicegraad neemt toe. Ook werken afdelingen veel beter en sneller samen. Je wint dus veel tijd en behaalt eerder de kwaliteitsstandaarden.

Een andere belangrijke reden dat je efficiënter werkt is dat heel veel geautomatiseerd wordt. Alle dagelijkse, noodzakelijke handelingen, zoals administratieve taken, hoef je niet meer handmatig te doen.

Tot slot heb je alle informatie tot je beschikking om knelpunten en kansen te ontdekken en dus jouw processen te optimaliseren. Je hebt bijvoorbeeld goed zicht op doorloop- en aanlevertijden, producten en meer. Daardoor produceer en lever je veel adequater. Je klant wordt dan vlot bediend.

Al met al kun je dus stellen dat een ERP-systeem een paar grote voordelen biedt. Het laat jouw processen vlotter en gemakkelijker verlopen en biedt inzicht in kansen voor jouw bedrijf.

Echter, er kleven ook nadelen aan het in gebruik nemen van een ERP-systeem. Hieronder vind je een opsomming.

 

Nadelen van een ERP-systeem

Mogelijke obstakels waar je rekening mee moet houden bij de aanschaf van een ERP-systeem zijn:

 

1. Het kost tijd en geld

Je hebt niet zomaar een ERP-systeem voor jouw onderneming. Eerst zul je tijd en geld moeten investeren in de aanschaf, integratie én het onderhoud. Ook kan de ontwikkeling van het systeem tijdrovend zijn, afhankelijk van jouw onderneming. Bijvoorbeeld de eigenschappen van de organisatie en de bestaande IT-structuur spelen hierbij een rol. De software moet er namelijk juist op afgestemd worden. Verder moet je moeite doen voor het creëren van draagvlak onder werknemers. Zij zijn een hele belangrijke succesfactor. Hierover lees je verderop meer.

Je hebt niet zomaar een ERP-systeem voor jouw onderneming.

 

2. Je bent afhankelijk

Hoe handig het ook is om alles op één plek te hebben, het brengt ook nadelen met zich mee: als er iets misgaat ligt alles stil. Jouw bedrijf is afhankelijk van het systeem, want iedereen gebruikt het. Alle bedrijfsprocessen worden hier beheerd en informatie wordt centraal verzameld.

Aan de andere kant is het mogelijk om dit risico sterk te beperken, door de inzet van vakkundige begeleiding. Jouw leverancier helpt jou bij het verhelpen van mogelijke problemen. Bijkomend nadeel: je bent wéér afhankelijk, in dit geval van één leverancier. Bijkomend voordeel: er is één aanspreekpunt en één verantwoordelijke. Geen onderling geharrewar over incompatibiliteit tussen verschillende softwareleveranciers dus.

Jouw leverancier helpt jou bij het verhelpen van mogelijke problemen.

 

3. Succes is niet gegarandeerd

ERP-implementaties mislukken vaak. Wat is vaak? Nou, in zo’n 50 tot 70 procent van de gevallen. Begin er dus niet zomaar aan en laat je altijd begeleiden door professionals. Zij zoeken uit hoe haalbaar de ingebruikname van een ERP-systeem is voor jouw bedrijf. Het heeft namelijk nogal wat impact. Omdat je het systeem over de complete organisatie toepast is het behoorlijk moeilijk om te switchen naar een ander systeem, mocht het na een tijdje niet meer bevallen. Beschouw het dan ook echt als een organisatieverandering.

Uiterst belangrijk voor het succes van de implementatie zijn de toekomstige gebruikers, oftewel jouw werknemers. Voor veel mensen is verandering lastig. Als iemand jaren dezelfde werkwijzen hanteert dan is het voor hem of haar moeilijk om dat om te gooien. Betrek daarom jouw medewerkers vanaf het begin bij de implementatie en laat ze op tijd kennis maken met het ERP-systeem.

Dat waren de belangrijkste voor- en nadelen van een ERP-systeem. Wil jij erachter komen welke voor- en nadelen specifiek voor jouw bedrijf of branche gelden? Neem dan contact op!