3 tips om de Adoptie van systemen te verhogen

Organisaties struikelen vaak over de adoptie van nieuwe systemen. Dit wordt meestal veroorzaakt door de angst voor verandering en de gewenning aan huidige structuren (we hebben het altijd al zo gedaan, wat is er mis met het huidige systeem?).

Maar om te zeggen dat alleen de gebruiker/medewerker de adoptie van het systeem in de weg zit is simpelweg te kort door de bocht. Het is belangrijk om vanuit de organisatie een goed adoptieplan in werking te zetten om zo de maximale potentie van een systeem te benutten. Om je hiermee te helpen geven we je in dit blog drie tips om de adoptie van systemen te verhogen.

Banner

Wat bedoelen we met adoptie?

Voordat we ingaan op de tips om adoptie te verhogen, is het goed om stil te staan bij de definitie. Want wat bedoelen we met adoptie? De betekenis van adoptie is tweeledig: aan de ene kant betekent het de omarming van het nieuwe systeem door de gebruikers. Aan de andere kant zou dit zich moeten uiten in betere performance door de medewerker.

Een belangrijke factor in de adoptie van het systeem zijn de cognitieve beoordelingen van de gebruiker. Aan de ene kant uit zich dit in de beoordeling of het nieuwe systeem een kans of een bedreiging is. Aan de andere kant is de beheersbaarheid en kennis die de gebruiker over het systeem heeft een belangrijke factor.

 

Mogelijke reacties van gebruikers op een nieuw systeem:

  • Een innovatieve houding – meer dan alleen het systeem gebruiken zoals gevraagd wordt
  • Het systeem in gebruiken zoals wordt verwacht
  • Een sprint terug naar de “comfortzone”
  • Ontwijken – geen gebruik maken van het nieuwe systeem

Het uitlokken van de gewenste reactie

Natuurlijk zijn de laatste twee reacties verre van wenselijk voor elke organisatie. Dus, hoe kunnen we dit voorkomen? Zoals je weet is een goed begin het halve werk. Voorbereidingen in de implementatiefase zorgen voor een maximaal adoptieresultaat. Wetenschappelijk en in de praktijk bewezen tips & tricks om de adoptie te verhogen zijn als volgt [2]:

  • Een effectieve training
      • Training dat is afgestemd op het gebruik van de werknemer. Dus in plaats van een generieke training, de training toespitsen op verschillende functiegroepen.
  • Gebruikers laten participeren en betrekken in de implementatie (zowel actie als gevoel)
      • Wat we hiermee bedoelen is dat enkel meedoen in de implementatie niet genoeg is. De medewerker moet ook het gevoel hebben dat er met zijn feedback iets gedaan wordt. Dit bedoelen we met participatie en betrokkenheid.
  • Support en sponsorschap vanuit het management.

 

Hoe ziet dit er nou concreet uit?

Allereerst is het van belang een effectieve training neer te zetten voor de gebruikers en deze training af te stemmen om het gebruik van de medewerker in plaats van een generieke training te organiseren. Zorg er daarnaast voor dat medewerkers geïnformeerd blijven over de ontwikkelingen omtrent de implementatie en hierdoor makkelijker kunnen beoordelen of deze implementatie een kans of een bedreiging is. Dit kun je doen door, bijvoorbeeld, een (twee)wekelijkse nieuwsbrief, een weekly stand-up of een videoboodschap vanuit het Management team.

Het is in ieder geval belangrijk om een duidelijke communicatiestrategie te hebben. In deze communicatiestrategie is betrokkenheid van het management van groot belang. Als het management het belang van de implementatie niet uitdraagt, waarom zou de medewerker/gebruiker dit dan wel doen?

Wij kunnen jouw bedrijf helpen bij de adoptie van jouw Salesforce oplossing. Meer weten? Bekijk dan ook onze diensten!

Bronnen

  1. Ken Jacobsen, The TM Group Inc. (2015, 11 juli). 3 Reasons Companies Struggle with ERP Adoption and How to Overcome Them. Geraadpleegd op 17 december 2019, van https://www.erpsoftwareblog.com/2015/07/3-reasons-companies-struggle-erp-adoption-overcome/
  2. Bala, H., and Venkatesh, V. 2016. “Adaptation to Information Technology: A Holistic Nomological Network from Implementation to Job Outcomes,” Management Science (62:1), pp. 159-179.

Ontdek hoe jouw marketingafdeling kan groeien met Account Engagement

Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws? Abonneer je op onze nieuwsbrief

Inschrijven
close-link